Come siamo riusciti a fare 3 eventi in una sola giornata con il nostro PhotoBooth
Mi dispiace affermare quanto sto per scrivere, ma è la pura verità!
Dopo oltre due anni di attività ho capito una cosa: la scelta del photo booth è relegata, per la maggior parte delle volte, come ultima cosa da scegliere nell’organizzazione dell’evento.
Questo cosa significa? Significa che la maggior parte delle volte, nell’80% dei casi, dopo aver organizzato nei minimi dettagli un evento, si passa a contattare per ultimo il servizio di photo booth ed eventualmente a sceglierlo nella propria festa.
Fortunatamente non è sempre così. Ma scegliere il servizio di photo booth come ultima fase, può capitare e può portare a dei problemi per gli operatori.
Quali problemi? Il problema di non riuscire, per gli addetti ai lavori, a far conciliare e incastrare un doppio evento e quindi perdere un’opportunità lavorativa importante.
Flàshati PhotoBooth Matera dispone di un solo macchinario, un solo totem in grado di essere noleggiato: possiamo svolgere quindi un solo evento alla volta (ma non sempre, e ora vediamo il perché! Continua a leggere per scoprirlo).
In questi due anni di attività sono capitate giornate lavorative con due eventi in una sola giornata.
Facciamo un esempio pratico.
Una ragazza, prossima alle nozze, ci chiama telefonicamente a pochi mesi dal suo matrimonio e ci chiede di volere Flàshati PhotoBooth Matera nel suo giorno più importante. Mentre siamo al telefono con lei, diamo una rapida visione al nostro Google Calendar e scopriamo, ahimè, che la giornata prescelta è già prenotata da un’altra sposa o per un’altro tipo di evento segnato.
Cosa fare in questo caso? In queste situazioni, si chiede aiuto al collega di Tricase (LE), Luigi Pizzuto, l’affiliato di Flàshati PhotoBooth Salento.
Chiusa la chiamata con la sposa, si chiama Luigi di Flàshati PhotoBooth Salento:
“Luigi, ciao, sono Mauro, sei impegnato il … (il giorno del matrimonio della sposa che ci ha chiamato)”
“No Mauro, non ho impegni in quel giorno” (la risposta di Luigi)
“Ok, perfetto Luigi, ci aggiorniamo nei prossimi giorni allora. Grazie.”
Ricevuto la notizia positiva (che speravamo lo fosse) da parte di Luigi, si richiama la sposa e si conferma la disponibilità da parte di Flàshati PhotoBooth Matera a essere presente nel suo giorno più importante.
Qualche giorno prima del matrimonio, del doppio impegno lavorativo, ci si incontrerà con il collega Luigi, rigorosamente a Mesagne (!), per ricevere il suo totem e quindi a collaborare assieme per la migliore riuscita degli eventi.
In un mio precedente articolo, scritto a settembre dello scorso anno, avevo evidenziato il fatto che faccio parte “di una grande famiglia” di affiliati Flàshati sparsi in tutta Italia e non solo.
Nel 2019 la famiglia di Flàshati PhotoBooth si è allargata notevolmente, si sono aggiunti ai già presenti affiliati (tra cui il sottoscritto), le seguenti nuove sedi:
- Flàshati PhotoBooth Ruvo di Puglia
- Flàshati PhotoBooth Bari
- Flàshati PhotoBooth Avellino
- Flàshati PhotoBooth Pesaro
- Flàshati PhotoBooth San Benedetto del Tronto
- Flàshati PhotoBooth Crotone
- Flàshati PhotoBooth Verona
- Flàshati PhotoBooth Roma Nord
Questo ha portato naturalmente ad espandere notevolmente il servizio photo booth di Flàshati in Italia e a solidificare la professionalità e la qualità del servizio stesso.
Ogni affiliato è autonomo e indipendente, ognuno deve poter soddisfare tutte le richieste che li giungono, aldilà del fatto che ci siano altri colleghi che possono “aiutarlo” in caso di necessità, vedasi il mio caso con Flàshati PhotoBooth Salento.
Cosa succede se non è possibile l’aiuto del collega?
Può capitare, molto spesso però, che, come nel caso descritto sopra, della sposa che ci chiama per richiederci il nostro servizio ma siamo già impegnati in quel giorno, pur contattando Luigi non sia possibile avere il supporto del collega.
In quel determinato giorno, Luigi è già impegnato e quindi bisogna desistere nel poter fare il doppio impegno?
Non proprio, si cerca di trovare una soluzione!
Mi è capitato, e mi capita tutt’oggi, che ho la possibilità di poter svolgere un doppio evento, magari un doppio matrimonio nello stesso giorno.
In questi casi comunque il punto di partenza deve essere sempre lo stesso: soddisfare entrambi gli eventi con la stessa professionalità! Se non è fattibile la doppietta, si rinuncia ad uno degli eventi.
Assodato questo mio modo di concepire il lavoro, si cerca in qualche modo di soddisfare entrambi gli eventi.
In che modo? Cercando di avere le tre ore del servizio in momenti diversi ovviamente, di studiare bene tutti i tempi tecnici (montaggio, smontaggio, tragitto da fare, ecc..) per evitare ritardi o intoppi.
E se nello stesso giorno ti capitano 3 eventi?
Molti sono stati i giorni in cui Flàshati PhotoBooth Matera ha svolto con successo un doppio evento in una sola giornata. E’ capitato che finito il matrimonio a Tursi ci siamo recati a Metaponto, o che da Matera siamo arrivati a Fasano, o la situazione che terminato a Policoro ci siamo diretti a Montescaglioso, oppure che da Bari abbiamo raggiunto una sala a Gravina.
Il 23 giugno 2019 però ci è successo un caso particolare.
Domenica 17 febbraio di quest’anno io ero in viaggio verso Rimini per partecipare alla convention dell’azienda in cui faccio il rappresentante, prevista il giorno dopo. Avevo preso un impegno con Flàshati per la comunione di una bambina a Bari, a Palese per la precisione in una sala ricevimenti.
Era un impegno che avevo già in agenda dal mese di dicembre del 2018 e la partecipazione alla convention mi era stata comunicata nel mese di gennaio del 2019. Potevo rinunciare alla convention o alla comunione con Flàshati? Ovviamente no, i due impegni dovevano essere rispettati.
Così, io nel pomeriggio era in auto con i colleghi, direzione Rimini, Martina e suo papà erano in auto, direzione Palese.
L’impegno di Flàshati alla comunione è andato benissimo, tant’è che una mamma presente alla festa ci ha prenotato per la comunione della figlia previsto il 23 giugno sempre nella stessa sala ricevimenti di Palese.
Primo impegno segnato il 23 giugno 2019 su Google Calendar.
Flàshati PhotoBooth Matera collabora, fin dall’inizio, con la SalvySpettacoli, un’agenzia di spettacoli e di eventi in generale. Ho scritto un’articolo in cui parlavo di questa bella e sana collaborazione proficua per entrambi.
Nel mese di marzo, sempre del 2019, Salvatore Laguardia, il titolare della SalvySpettacoli, mi ha chiamato per comunicarmi che aveva venduto il mio servizio di photo booth in un matrimonio a Villa Cirigliano in cui era presente la sua band. Che giorno era? Il 23 giugno.
La sposa voleva il servizio del photo booth nel momento dopo il taglio della torta, nel giardino di Villa Cirigliano. Quindi la mia parentesi era sicuramente dopo le ore 20.00. Non c’erano problemi con il primo impegno della comunione a Palese.
Avevo tutto il tempo necessario per svolgere l’impegno a Palese, smontare e raggiungere con tutta calma Pane e Vino, il borgo dove è situata la sala ricevimenti Villa Cirigliano.
Secondo impegno segnato il 23 giugno 2019 su Google Calendar.
Il 16 giugno 2019 siamo presenti con il nostro servizio al matrimonio di Carmen e Gaetano a Matera presso l’Hotel Matera.
Carmen e Gaetano sono due ragazzi di Policoro che erano invitati il 1° giugno a Villa Cirigliano al matrimonio di Rosanna e Antonio dove c’eravamo anche noi a stampare il divertimento con il nostro totem.
Ci hanno visto all’opera, hanno provato il nostro macchinario, hanno ricevuto la loro foto cartacea custodita nel nostro cartoncino, hanno verificato con i loro occhi come tutti gli invitati di Rosanna e Antonio si divertivano a mascherarsi e a farsi foto simpatiche e spontanee.
Prima che finivamo le tre ore della nostra parentesi, Carmen e Gaetano si sono avvicinati a Martina e hanno chiesto se il 16 giugno, 15 giorni dopo, potevamo essere presenti al loro di matrimonio. Potevamo esserci senza problemi!
Così, il 4 giugno ci siamo rivisti, abbiamo preso un caffè assieme e abbiamo compilato e firmato il contratto.
Nel gran giorno di Carmen e Gaetano, dalle ore 16.00 alle ore 19.00 c’era la parentesi del divertimento stampato di Flàshati Matera.
Tra gli invitati c’erano Serena e Carmine, due amici degli sposi, anch’essi di Policoro. Entrambi li conoscevo già, Carmine poi è un deejay che avevo visto all’opera in qualche evento in cui ero io stesso invitato, oltre che in qualche evento in cui c’ero con Flàshati PhotoBooth Matera.
Nel matrimonio di Carmen e Gaetano, sia io che Martina abbiamo scoperto che Serena e Carmine erano prossimi al loro matrimonio. Nella festa dei loro amici, Serena e Carmine si sono divertiti naturalmente anche loro a farsi delle foto simpatiche e a ricevere naturalmente la stampa.
Prima che terminasse la nostra parentesi, mentre io ero impegnato a coordinare della gente davanti il totem per dare poi la copia cartacea nel cartoncino, ho visto che Martina era impegnata a parlare con Serena e Carmine.
Dopo un pò li raggiungo visto che non c’era nessuno che voleva usufruire del mio totem.
Serena e Carmine stavano chiedendo a Martina il nostro servizio per il loro matrimonio. E quando era previsto il loro matrimonio? Il 23 giugno, la settimana successiva, tra 7 giorni. E noi avevamo già due impegni!
In un primo momento la mia risposta è stata: “Mi dispiace ragazzi, ma non possiamo. Abbiamo già due impegni fissati e sarebbe impossibile riuscire a fare anche il vostro matrimonio”.
Non riusciamo a inserire le tre ore, la nostra parentesi del photo booth nel loro matrimonio, era praticamente impossibile!
- L’impegno a Palese, alla comunione, era di pomeriggio, erano due ore che dovevamo fare, dalle ore 15.00 alle ore 17.00.
- Da Palese per raggiungere Villa Cirigliano ci voleva 1 ora e 30 minuti.
- L’impegno nel matrimonio, commissionato dalla SalvySpettacoli, era previsto dalle ore 20.00 alle ore 22.00.
Come potevamo inserire le tre ore del nostro servizio nel matrimonio di Serena e Carmine?
Il loro matrimonio era a Matera ed era di giorno: se fosse stato di sera potevamo tranquillamente fare la nostra parentesi dopo l’impegno a Villa Cirigliano.
Era impossibile inserirlo, pur con tutta la nostra buona volontà e l’insistenza che Serena e Carmine ci stavano chiedendo.
Dopo un confronto tra me e Martina, dopo averle pensate tutte e tenendo in considerazione che da Palese per raggiungere Pane e Vino potevamo tranquillamente passare da Matera, ho fatto un pò di calcoli dei tempi tecnici, come:
- dalla sala ricevimenti di Palese della comunione per raggiungere la sala ricevimenti del matrimonio di Serena e Carmine ci voleva 55 minuti secondo Google Maps,
- alle ore 17.00 finiva l’impegno a Palese, ci volevano 15/20 minuti per smontare e caricare la macchina, quindi per le 17.20 massimo potevamo partire. Alle ore 18.15 avremmo raggiunto la sala ricevimenti Hotel Matera,
- dalla sala ricevimenti di Matera per raggiungere la sala ricevimenti Villa Cirigliano ci voleva 40 minuti,
- se alle ore 20.00 dovevo iniziare il matrimonio a Villa Cirigliano dovevo partire, tenendo conto dello smontaggio e montaggio, almeno alle ore 19.00 da Matera,
- tenendo in considerazione la mie “esperienza come guidatore”, l’abbondanza dei calcoli dei tempi da parte di Google Maps, la velocità che potevamo avere nello smontaggio e montaggio e infine che a Villa Cirigliano anche alle 20.30 si poteva iniziare,
sono arrivato alla conclusione che potevamo fare l’impegno di Serena e Carmine.
Ma come è possibile essere riuscito a inserirlo in quella domenica?
…soddisfare entrambi gli eventi con la stessa professionalità!…
Questa frase l’ho tenuta bene in mente prima di arrivare alla conclusione finale e alla mia decisione.
La conclusione era che: la parentesi del photo booth a Matera poteva essere SOLO DI UN ORA e non le consuete tre ore. Glielo abbiamo comunicato a Serena e Carmine i quali hanno accettato e hanno confermato l’impegno.
Terzo impegno segnato il 23 giugno 2019 su Google Calendar.
Come è andata poi quella giornata? Cosa ricordo a sei mesi da quella domenica di giugno? Ho soddisfatto tutti gli eventi con la stessa professionalità?
Tutti e tre gli impegni sono andati bene e di questo posso ritenermi veramente soddisfatto.
I giorni prima ero teso e ansioso di non riuscire a fare una bella figura, avevo paura che un minimo intoppo ci sarebbe stato e avrebbe scombussolato tutti i miei piani e avrebbe rovinato questa mia voglia di voler fare tre eventi in un solo giorno. Dovevo rinunciare al matrimonio di Matera per evitare che poi me ne sarei pentito i giorni a seguire.
E’ andato invece tutto liscio come l’olio. Alla comunione a Palese non abbiamo iniziato alle ore 15.00 bensì alle 15.15 e quindi abbiamo finito alle 17.15. Per smontare e caricare in auto ci abbiamo messo solo 15 minuti e il quarto d’ora del ritardo ad iniziare l’ho recuperato nel raggiungere Matera (superando, mea culpa, i limiti di velocità).
Al matrimonio di Serena e Carmine siamo stati un ora, una sola ora ma siamo riusciti a regalare e fatto divertire tutti gli invitati in tempi ristretti e concentrati.
Infine a Villa Cirigliano sono arrivato alle ore 20.15 e difatti, come avevo immaginato, ho iniziato a fare le foto alle 20.50.
23 giugno 2019, una data da segnare.
E’ stata una giornata bellissima, un giorno indimenticabile e da ricordare per sempre.
Non lo so se capiterà nuovamente, ma per ora, con un solo totem, in una sola giornata, abbiamo fatto un record.
Mauro Gadaleta
Mauro Gadaleta 